RFPの書き方｜テンプレートより「なぜ作るか」を伝える

RFPとは

RFP（Request for Proposal）は「提案依頼書」と訳される文書です。システム開発を外部の開発会社（ベンダー）に依頼する際に、自社の状況や要望をまとめて伝えるために作成します。

RFPを受け取ったベンダーは、その内容をもとに提案書や見積もりを作成します。複数のベンダーに同じRFPを渡すことで、提案内容を比較し、自社に合ったパートナーを選定できるようになります。

似た文書として「RFI（情報提供依頼書）」や「RFQ（見積依頼書）」がありますが、それぞれ役割が異なります。RFIは検討初期にベンダーの情報を広く集めるためのもの、RFQは仕様が固まった段階で価格を確認するためのものです。RFPはその中間に位置し、具体的な提案を依頼する段階で使用します。

RFPを作成する目的

RFPを作成する目的は、委託先ベンダーの選定を正しく行うことにあります。

そのために必要なのが、自社の課題・目的・実現したいことを整理し、言語化するプロセスです。この整理ができていれば、ベンダーとの認識が揃いやすくなり、複数の提案を同じ基準で比較できるようになります。

RFPがないまま各社に個別で相談すると、前提条件がバラバラになり、どの提案が自社に合っているのか判断しづらくなってしまいます。

RFPは「ベンダーのための書類」ではなく、「正しいベンダー選定のための自社の整理」と捉えると、作成の意義が明確になるのではないでしょうか。

なお、RFP作成に入る前の企画段階で課題や目的を整理する方法については、「サービスデザインのフレームワーク – ビジネスプランを具現化する方法」も参考になるかと思います。

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サービスデザインのフレームワーク - ビジネスプランを具現化する方法

🕒️2025年9月22日

はじめにオプスインのブログをご覧いただき、ありがとうございます。弊社では多くの新規事業開発や既存事業のデジタル化のご相談をいただきます。それぞれの業界で直面する課題解決のアイデアや新たな事業柱を打ち立てたいという思いがあり、それらのビジネス案をどのようにしたらゴールに辿り着けるか、日々考えていらっしゃると思います。この記事は、そんな皆様にとってお役立ちいただけるサービスデザインについてのフレームワークをご紹介します。この記事が皆様のビジネスにお役立ていただければ嬉しい限りです。サービスデザイ...

RFPで伝えるべきこと

本質を明確にする ― 背景・動機・望む結果

RFPで最も大切なのは、なぜこのシステムが必要なのか、どういう結果を望んでいるのかを具体的に伝えることです。

「どんな機能がほしいか」を伝えることも大事ですが、それだけでは開発会社は「言われた通りに作る」ことしかできません。一方、背景や動機、望む結果がしっかり伝わっていれば、開発会社は「その目的を達成するなら、こういう機能構成の方が良いのでは」「この部分は別のアプローチもあります」といった提案ができるようになります。

たとえば「予約システムがほしい」という依頼でも、その背景が「電話対応の負荷を減らしたい」のか「顧客データを蓄積してマーケティングに活かしたい」のかで、提案の方向性は変わります。さらに言えば、「なぜ電話対応の負荷を減らしたいのか」まで掘り下げることが大切です。社員の残業を減らして働きやすい環境を作りたいのか、新規事業に人員を割けるようにしたいのか。その先にある目的まで伝えることで、開発会社はより本質的な提案ができるようになります。

本質を言語化することで、開発会社がより適切な提案をしやすくなります。

機能・仕様を具体的に考える

一方で、機能や仕様を具体的に考えることも重要です。

「この画面ではこういう操作ができるようにしたい」「このデータはこういう形式で出力したい」といった具体的な要望を整理する過程で、「自分たちは本当に何を実現したいのか」が明確になることがあります。

つまり、本質を考えることと機能・仕様を考えることは対立するものではなく、行き来しながら整理していくプロセスです。本質を軸に持ちながら機能・仕様を具体化していくことで、RFPの精度が高まります。

機能を考える際には、ユーザーにとっての使いやすさも重要な観点です。「アプリの離脱を最小限に抑えるユーザビリティの考え方」では、ユーザー視点での設計について解説していますので、あわせてご覧ください。

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アプリの離脱を最小限に抑えるユーザビリティの考え方

🕒️2026年1月13日

アプリの離脱を最小限に抑える ユーザビリティの考え方アプリをリリースしても、ユーザーが初回起動後に離脱する数が多いなどのお悩みはよく伺います。本記事では、ネイティブアプリからWebアプリまで共通して使える「離脱を抑えるためのユーザビリティ5原則」と、アプリ特有の離脱ポイントへの対処法を解説します。実践チェックリストも用意していますので、明日からの改善活動にお役立ていただければ幸いです。アプリ離脱の3大原因データで見る離脱の実態モバイルアプリ業界では、初回起動後24時間以内に約25%のユーザーが離脱し、90...

選定すべきベンダーは理解力と提案力

同じRFPを複数のベンダーに渡したとき、本質をどれだけ理解し、提案に反映できるかで差が出ます。

書かれた内容をそのまま見積もるベンダーもいれば、背景を汲み取って「こうした方がいいのでは」と提案してくるベンダーもいます。後者のようなベンダーは、プロジェクト開始後のコミュニケーションもスムーズになりやすいと考えられます。

RFPに本質をしっかり書くことは、ベンダーの理解力・提案力を見極める材料にもなります。

RFPに記載する項目

RFPに決まったフォーマットはありませんが、一般的に以下の項目を含めることが多いです。

弊社でも、大手電力会社の新規事業向け予約システムや、人材系企業のグローバル向けマッチングプラットフォームなど、さまざまなプロジェクトに携わってきました。その経験から言えるのは、「対象範囲」の認識がズレると、後から大きな手戻りにつながりやすいということです。予約機能だけなのか、決済まで含むのか、リリース後の保守も依頼するのか。こうした境界を明確にしておくことが大切です。

なお、非機能要件のうちセキュリティについては、「新規事業のアプリセキュリティ入門｜”リリースと成長”を止めないための3ステップ」で詳しく解説しています。

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新規事業のアプリセキュリティ超入門｜“リリースと成長”を止めないための3ステップ

🕒️2025年9月19日

新規事業はスピードが命。ただ、セキュリティが弱いとストアの審査や外部の確認（ストア/顧客/パートナー）で止まり、事故なら販売停止や信頼低下につながります。本記事は、今日から決められる5つの方針と、3ステップで進める方法を解説します。B2B/B2Cどちらでも使える基本形です。 1. セキュリティは事業の必須条件アプリは「動くかどうか」だけでは評価されません。「安心して使い続けられるか」が問われます。B2Cではストア審査やプライバシー表示の不備が差し戻しや低評価につながり、B2Bでは顧客やパートナーからの質問票...

作成時に意識したいこと

項目を埋めるだけでなく、以下の点を意識するとより伝わりやすいRFPになります。

予算やスケジュールは現実的な範囲で明示する

「まず見積もりを見てから」という気持ちもあるかもしれませんが、予算感がまったくわからない状態では、ベンダーも適切な提案がしづらくなります。概算でも構わないので、想定している範囲を示しておくと、提案の精度が上がります。

「対象外」も書いておく

何を依頼するかだけでなく、何を依頼しないのかも明記しておくと、認識のズレを防げます。「既存システムとの連携は対象外」「マニュアル作成は自社で行う」など、境界を明確にしておくことをお勧めします。

社内用語になっていないか確認する

自社では当たり前に使っている言葉が、社外には通じないことがあります。業界特有の用語や社内システムの名称などは、補足説明を加えるか、一般的な表現に置き換えると親切です。

まとめ

RFPは、テンプレートを埋めることがゴールではありません。

大切なのは、「自社が何を実現したいのか」という本質を整理し、言語化することです。背景・動機・望む結果がしっかり伝われば、開発会社から良い提案が出てきやすくなります。そして、その提案の質を見ることで、自社に合ったパートナーを見極めることができます。

形式に囚われすぎず、まずは「なぜこのシステムが必要なのか」を言葉にするところから始めてみてはいかがでしょうか。